作者
Matthew Finio
Content Writer
IBM Consulting
Amanda Downie
Inbound Content Lead, AI Productivity & IBM Consulting
什么是采购中的成本降低？
降低采购成本的重点是通过改进供应商谈判、提高流程效率和优化技术来降低费用。
有效的成本降低重点在于降低与购买商品和服务相关的费用，同时保持质量、效率和稳固的供应商关系。对制造或采购的任何更改都必须保持最终产品的完整性。
降低成本不应是短期应急之策，而应成为保障持续效能与财务稳健的长远战略。通过支出分析和根据行业标准开展对标测试来识别节省成本的机遇，组织能确保成本削减既可持续，又具有竞争力。
除了采购过程中简单的成本节约举措之外，降低采购成本还需要在整个组织范围内采取战略性方法。其中一些关键战略包括：
在采购中实施技术和 AI 以简化流程并改善决策。
重新谈判和修改供应商合同以确保更有利的条款和价格。
通过强制遵守采购政策来减少异常的支出。
改进行政和运营流程以提高效率。
优化类别和投标管理以实现更好的寻购和供应商选择。
加强风险管理以防止财务损失，以及供应链中断。
通过实施这些战略，采购团队可以优化工作流，减少不必要的开支，最大限度地提高盈利能力，同时保持质量和稳定性。
虽然采购成本节省是最明显和可衡量的结果，但采购团队也应专注于成本规避，防止不必要的费用并在风险发生之前降低风险。降低成本和成本规避相结合，有助于建设更高效、财务稳定和有竞争力的组织。
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为什么降低采购成本很重要
采购成本的降低至关重要，因为它会直接影响公司的利润，使其成为采购专业人员的关键绩效指标 (KPI)。由于采购支出在整体业务支出中占很大一部分，因此即使是小幅削减，也可以节省大量成本。
成本管理不善会削弱企业的实力，造成财务风险。专注于降低成本有助于公司提高盈利能力、增加现金流并保持定价竞争力。战略性地确定和解决采购成本问题，有助于企业提高盈利能力、增加现金流、保持定价竞争力并强化采购流程。
采购成本有直接和间接之分。一些关键示例包括：
直接成本
购买价格：所采购的商品或服务的成本。
原材料：制造或生产中使用的原材料的成本。
运输和物流：将货物或服务从供应商发送到最终用户的相关成本。
劳动力成本：承包商的每小时劳动力成本。
税款和关税：购买时任何适用的税款或关税。
间接成本
库存管理：与存储库存相关的成本，包括仓储、保险和报废。
行政费用：与管理采购过程有关的费用，如采购人员的工资、培训和软件。
质量控制和检验：与确保货物或服务质量相关的成本。
清楚地了解这些成本有助于企业发现支出机会、协商更好的供应商交易并制定有效的采购战略。
除了财务优点之外，采购成本的降低还能加强风险管理。成本的降低使企业可获得更充足的韧性来抵御经济波动、供应链管理中断和市场不确定性。
在采购中实施成本节约战略可以使组织保持效率，同时降低整个采购生命周期的总拥有成本。
采购成本降低与成本削减和成本规避的比较
在采购中，有效地管理费用需要清楚了解不同的成本节约战略。虽然降低成本、削减成本和成本规避的目的都是控制支出，但它们的方法和影响有所不同。
降低成本旨在通过简化采购流程和提高效率，永久性地降低采购费用。这些节省是可持续的，并且在不影响质量或服务的情况下实现。例子包括重新谈判供应商合同、改进采购流程和利用技术简化采购。目标是长期储蓄和持续改进。
削减成本是减少开支的快捷方式，通常是通过大刀阔斧的改革来实现。这些变化可能包括减少非必要采购，转而采用更便宜的供应商或材料，或暂时减少运营。虽然可以快速节省成本，但它可能影响质量、服务或供应商关系，其可持续性比成本降低更差。这通常是应对财务压力的短期反应。
成本规避是指防止未来的价格上涨，而不是削减当前的成本。它通过管理风险和避免不必要的支出帮助保持支出稳定。战略包括通过协商固定价格、确保长期供应商协议和利用技术提高效率来改善合同管理。与降低成本不同，成本规避可能不会立即带来节省，但有助于维持长期的财务稳定。成本规避通常被称为软性节约，即间接的财务益处，例如流程改进、风险缓解和效率提高。这些可以降低未来成本，而不会直接影响财务报表。
简而言之，降低成本的目标是永久节省，成本削减是一种更直接的、有时是被动的措施，而成本规避有助于防止未来的成本增加。根据组织的状况和目标，每种方式在一个全面的采购战略中都有其地位。
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降低采购成本的战略
可以根据影响的时间范围将成本降低战略分为：短期、中期和长期。在保持质量、效率和与关键利益相关者保持一致的同时，每个类别都涉及不同的费用优化方法。
短期成本降低战略
（立竿见影的影响）
与供应商协商：审查合同中是否存在过时的条款或隐藏的成本。与现有供应商协商更优惠的价格或更优惠的条款以立即节省开支，例如批量购买的折扣或延长付款期限。
消除异常支出：异常支出是指在商定合同之外的未经授权采购。它可能会增加成本，尤其是对于没有集中式采购到付款 (P2P) 流程的组织。进行支出分析有助于识别失控支出，并有助于实施自动控制，以尽量减少失控支出。
降低运输成本：协商更优惠的运费并优化交货方式，以提高货物运输的成本效益。
使用您的数据：干净的数据对于发现节约机会至关重要。分析过去的采购和供应商的性能，为优化谈判和风险管理提供支持，并避免不必要的开支。
中期成本降低战略
（3-12 个月影响）
寻找替代供应商：制定强有力的寻购战略，以较低的成本确保高质量的商品和服务。使用类别管理来评估支出模式和供应商表现，确定更具竞争力的选择。使用竞争性投标或反向拍卖来确保更好的价值和定价。
尝试 AI：将 AI 引入最具成功潜力的领域。例如，59% 的 CPO 认为将生成式 AI 应用于预测支出和寻购分析非常重要。生成式 AI 可以通过识别市场数据中的模式来支持战略寻购和谈判，然后快速发现集合采购或大幅削减员工可能错过的成本的机会。
合并采购：合并订单以获得批量折扣、降低运输成本并最大限度地减少管理工作，利用规模经济并提高购买力。
改善库存管理：通过使用准时制库存等战略来优化库存水平以降低存储成本并避免缺货。
实施类别管理：将相关采购分门别类，以制定有针对性的成本节约战略并优化整个采购生命周期的支出。这种方法通过使用总费用来获得更好的定价并减少过剩库存，从而增强了成本管理。
产品和服务标准化：实现采购标准化，以便与更少的供应商协商更优惠的批量定价和条款。
长期成本降低战略
（1 年以上影响）
拥抱数字化转型：如果您已成功将 AI 融入采购流程中，请扩大对电子采购和采购管理软件的投资，以创造节省成本的机遇。这类工具使用生成式 AI 和 agentic AI 来简化工作流、提高效率、跟踪支出情况并自动执行采购订单处理等采购任务。
应用指标来衡量采购绩效，借助实时数据和预测来快速响应市场条件的变化。IBM 的业务范围遍布 170 多个国家或地区，涉及 13,000 多家供应商。该企业已通过 AI、自动化和区块链技术实现采购运营转型。这一转型将采购团队引入供应商的速度提高 10 倍，并且可在 10 分钟内进行定价分析，而以往此项任务需要 2 天时间才能完成。
建立长期的供应商关系：与供应商建立强大、持续的合作伙伴关系，以便随着时间的推移协商更优惠的价格和合同条款。
降低采购风险：最大限度地降低风险，如过度依赖一家供应商、意外涨价和质量问题。对关键供应品制定应急计划，并采用成本规避战略，以防止成本不必要地上升。
外包：将非核心职能分包或将采购工作转移到成本较低的地区，以减少长期开支。
践行可持续发展和绿色采购：寻购可持续产品并与环保供应商合作，以降低长期运营成本。
降低采购成本的益处
提高利润率：降低采购成本可减少开支，从而直接影响盈利。这些节省下来的资金可以重新投资到业务的其他领域，从而提高利润率和财务表现。
提高运营效率：通过实施采购软件、简化采购活动和优化供应商关系，组织可以减少浪费并提高日常运营效率。这会加快审批速度，缩短采购周期。
加强与供应商的关系：降低成本的长期战略通常涉及加强与供应商的合作伙伴关系。随着时间的推移，这些关系可以带来更好的定价、更优秀的供应商表现和更高的共享效率。
降低风险：降低成本可能涉及支出分析、供应商多元化或谈判固定价格，这有助于降低与价格波动、供应链管理或市场波动相关的风险。
加强质量控制：降低成本并非意味着组织可以偷工减料。通过战略寻购和供应商管理，组织可在不影响质量的情况下发掘降低成本的举措，从而提高整体产品价值。